Vous vous en doutez : plus votre entreprise est grande, plus la gestion de votre parc d’appareils mobiles, plus communément appelée « EMM » (pour « Entreprise Mobility Management ») sera complexe. Et si votre entreprise compte plusieurs franchises, ça peut se compliquer encore avec divers types de solutions possibles pour chaque type d’appareil, d’utilisateur et d’activité. Quelles solutions choisir et comment les mettre en place ? Voici nos conseils.
EMM – qu’est-ce que c’est ?
Commençons par quelques questions qui nous paraissent tout à fait justifiées : que signifie exactement EMM ? Pourquoi une entreprise doit-elle avoir plusieurs solutions de gestion de son parc mobile ? Quelle solution choisir en fonction de quel utilisateur, mais aussi de quelle utilisation ? Est-ce qu’il y a autant de solutions que d’entreprises ou de franchises ?
Ce qu’on appelle « Entreprise Mobility Management », c’est donc la gestion du parc d’appareils mobiles d’une entreprise. Cette gestion concerne autant les appareils qui appartiennent à l’entreprise que ceux qui sont amenés par les collaborateurs (dans une logique de BYOD – « bring your own device », de plus en plus fréquente), du moment que ces derniers les utilisent dans le cadre professionnel. Ces appareils, il faudra soit les contrôler intégralement (avec des solutions MDM – Mobile Device Management), soit en gérer une partie (via des solutions MAM – Mobile Application Management). Après, on peut également se concentrer sur les données sensibles contenus dans l’appareil (via des solutions MIM – Mobile Information Management, également appelées MCM – Mobile Content Management), ou encore s’axer sur les dépenses via des solutions MEM (Mobile Expense Management). Cependant, quelle que soit la solution, l’idée est de pouvoir gérer une partie (ou la totalité) des données contenues dans un appareil, que ce soit pour des questions de sécurité, de confidentialité ou de management.
De la théorie à la pratique
En théorie, on imagine que l’EMM d’une entreprise de taille moyenne devrait être assez simple. Si l’activité de la société en question se limite à un secteur en particulier, on peut facilement penser qu’il doit y avoir tout un tas de similitudes au niveau de l’utilisation des appareils mobiles par les différents collaborateurs – et donc, de besoins. Qui dit peu de besoins dit également qu’il n’y a pas de nécessité d’avoir plusieurs solutions de management d’appareil… Pourtant, en pratique, on constate en y en regardant de plus près qu’il y a souvent des usages très divers des appareils mobiles au sein d’une seule et même entreprise, et que l’usage en question peut drastiquement changer selon la population cible, le device cible, le type de collaborateur, sa mission, etc. Alors imaginez ce qu’il en est pour un grand compte, ou une entreprise qui possède une multitude de franchises ? Ça peut rapidement devenir très complexe…
La gestion de flotte
L’EMM d’une entreprise est souvent constitué de plusieurs solutions, qui dépendent des franchises pour lesquelles travaillent les différents collaborateurs, du ou des secteurs en question, et évidemment de l’activité en tant que telle des collaborateurs. En effet : un commercial dans une grande entreprise aura des besoins très différents de ceux d’un ingénieur. De la même façon, un ouvrier sur un chantier aura des besoins opposés à ceux d’un cadre supérieur qui travaille la plupart du temps dans un bureau. Outre le fait que l’outil en lui-même ne pourra parfois pas être le même (dans le cas de collaborateurs qui travaillent en extérieur, il faut parfois des appareils ultra résistants aux chocs), les conditions de sécurité et de confidentialités doivent également être personnalisés. La question se pose aussi dans le cas de collaborateurs qui changent souvent d’appareil, lors de missions particulières. Si les appareils passent de main en main, il est essentiel de pouvoir sécuriser les données des utilisateurs et de préserver leur confidentialité – pour des raisons autant professionnelles que personnelles, évidemment.
La gouvernance
Comment organiser la gouvernance d’une telle gestion de flotte ? Quels sont les enjeux ? Tout d’abord, il faut que les différents collaborateurs soient à l’aise avec les solutions de management. S’ils n’arrivent plus à utiliser correctement leurs appareils, ou s’ils switchent sur un appareil perso parce que les patterns techniques mis en place ne leurs conviennent pas, ça peut devenir problématique. Et il faut également que le collaborateur sache que la confidentialité de ses échanges sera préservée, dans le cas où celles-ci sont personnelles notamment.
Dans le cas typique du « BYOD », le collaborateur ne verra pas d’un bon œil que son entreprise s’immisce dans son outil personnel : par définition, un mobile est un appareil très personnel. On l’a tout le temps dans la poche, on y met tout un tas d’informations personnelles. Même quand c’est un device fourni par l’entreprise, on a tendance à se l’approprier complètement. On peut potentiellement installer des apps personnelles, échanger avec sa famille, ses amis. Le calendrier est un bon d’une application qu’on utilise la grande majorité du temps à titre professionnel et personnel. Quand on prend des rendez-vous pour son travail, on a aussi besoin de savoir ce qu’on a prévu à titre perso, c’est donc vraiment plus simple de mélanger les deux.
Cependant, un message clair adressé aux collaborateurs et une communication limpide leur permettra de comprendre les enjeux de cette gestion, qui, dans le cas d’une solution MAM n’est pas forcément si intrusive qu’ils pourraient le penser a priori. Pour l’entreprise, l’un des enjeux clés sera également de pouvoir gérer les différentes applications (parfois, elles peuvent monter jusqu’à une centaine au sein d’une seule et même société) via une plateforme simple. Par contre, il est vrai que d’appliquer une solution MDM sur un appareil perso peut s’avérer compliqué…
Notre solution
La plateforme SaaS fournie par Appaloosa permet d’avoir son propre environnement, avec une interface personnalisée d’administration qui gère toutes les apps. À ce niveau là, les responsables EMM au sein de l’entreprise pourront gérer toutes les apps, tous les paramètres de la solution. Et nous proposons également une interface utilisateur : une application mobile native développée par Appaloosa fournie en marque blanche, qui pourra être personnalisée par chaque entreprise. C’est un app store natif aux couleurs de l’entreprise, avec les différentes apps pour les différents utilisateurs.
On va du petit déploiement de 15-20 personnes jusqu’à 80 000 facteurs en France (pour La Poste), en passant par des solutions pour EDF (2 000 collaborateurs) ou Leroy Merlin (10 000 collaborateurs). La solution de base est la même, mais dans le cas de 80 000 utilisateurs, c’est évidemment beaucoup de requêtes, des configurations plus poussées, des systèmes d’authentification, des fonctionnalités de gestion plus poussées, un support prioritaire.
Des cas d’usages concrets
EDF utilise la solution MAM d’Appaloosa, à la fois pour le test et la validation des applications mobiles créées par leurs équipes, et pour certains devices managés en BYOD, sur lesquels les collaborateurs peuvent accéder à un certain nombre d’applications pro. Par contre, il y a également un certain nombre d’applications et surtout de devices qui sont managés via des solutions MDM.
La solution de base est la même pour tous. C’est le principe d’une plateforme Saas : tout le monde peut s’inscrire en ligne, et aura le même socle applicatif, aura accès aux mêmes fonctionnalités. Après, il y a différentes « formules » qui dépendent des besoins de l’entreprise, avec des fonctionnalités plus avancées. Pour des très grandes entreprises, nous pouvons amener plus de personnalisation, des intégrations plus fortes selon leurs systèmes. Si on reprend l’exemple d’EDF : ils ont un système d’authentification interne, comme une sorte de Google Login. Dans ce cas, nous nous adaptons aux besoins et aux configurations demandées.
L’accompagnement est la clé
Il est essentiel d’accompagner les administrateurs avec quelques formations pour qu’ils connaissent bien l’outil, qu’ils sachent comment ça fonctionne et qu’ils puissent bien l’expliquer aux différents collaborateurs. Une possibilité est aussi de mettre en place des séminaires internes aux entreprises. Chez Vinci Constructions, les responsables en EMM ont impliqué des décideurs et des top managers très tôt dans le process, pour tester les solutions avec eux. Après, le déploiement auprès du reste des collaborateurs a été beaucoup plus simple, ces derniers étaient déjà en confiance.
Le conseil d’Appaloosa :
nous mettons tous nos efforts sur l’UX – l’expérience utilisateur. À la fois celle de l’administrateur, et celle de l’utilisateur. Il faut qu’il n’y ait aucune friction, et il faut idéalement que quelqu’un qui n’ai aucune notion informatique puisse se servir de notre solution et l’utiliser.